Tietosuojaseloste
Henkilö- ja tietosuojarekisteri
Hyvinvointipalvelut Rauha Oy:n/Kirvesrannan henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 7.8.2022. Päivitetty 12.6.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointipalvelut Rauha Oy / Kirvesranta, y-tunnus: 3210449-6
Kirvesniementie 81 B, 78880 Kuvansi
040 019 1444
info@kirvesranta.fi
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Seija Ekholm
Kirvesniementie 81 B, 78880 Kuvansi
040 019 1444
info@kirvesranta.fi
Rekisterin nimi
Hyvinvointipalvelut Rauha Oy:n / Kirvesrannan asiakas-, markkinointi- ja matkustajarekisteri. Myöhemmin pelkkä Kirvesranta.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Kirvesranta kerää ja käsittelee henkilötietoja tietosuojaan liittyvien asetusten ja lakien sallimalla tavalla. Henkilötietojen ensisijaisena perusteena on Kirvesrannan asiakkaan ja Kirvesrannan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Kirvesranta käyttää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseksi, toteuttamiseksi, kehittämiseksi ja seuraamiseksi.
- Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja tilastojen laatimiseksi. Lisäksi matkustajatietoja voidaan käyttää asiakaspalveluun, suoramarkkinointiin tai verkkopalveluun.
- Tapahtumien yhteydessä osallistujien nimitiedot luovutetaan ohjaajille.
3. Rekisteröityjen ryhmät
Asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisteriin kerättävät tiedot saadaan asiakkaalta mm. puhelimitse, sähköpostitse, sähköisen lomakkeen kautta lähetetyistä viesteistä, asiakaslomakkeista, majoitusilmoituksista, sopimuksista, jälleenmyyjien Nettimökki.comin ja Airbnb:n yms. lomakkeista, sosiaalisen median palvelujen kautta, ilmoittautumislomakkeista, ja muista tilanteista, joissa asiakas on vapaaehtoisesti luovuttanut sähköpostinsa ja/tai muut yhteystietonsa Kirvesrannan asiakas- ja markkinointirekisteriin ja siten antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. pykälän a-kohdan mukaisesti.
Henkilö täyttää asiakkaan edellytykset, kun hän on ollut hoidettavana Kirvesrannan hoitohuoneella, osallistunut tilaisuuteen, tapahtumaan tai koulutukseen tai on vieraillut mökissä tai B&B-huoneessa.
Matkustajarekisteri
Matkustajarekisteri koostuu matkustajailmoituksista, joita säätelee laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta. Henkilö on vieraillut mökissä tai B&B-huoneessa ja täyttänyt lakisääteisen matkustajailmoituksen. Matkustajailmoitusten säilyttämistä ja tiedonkeräämisessä noudatetaan sitä säätelevää lakia. Laki löytyy täältä.
”Majoitustoiminnan harjoittajan on säilytettävä matkustajailmoitukset ja -tiedot yhden vuoden ajan matkustajailmoituksen allekirjoittamispäivästä, minkä jälkeen ne on hävitettävä. Matkustajarekisterissä olevat matkustajatiedot on säilytettävä yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, minkä jälkeen ne on hävitettävä. Asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin käytettävien tietojen poistamiseen rekisteristä sovelletaan kuitenkin, mitä henkilötietolain 29 §:ssä säädetään.”
4. Rekistereiden sisältämät tiedot
Pääsääntöisesti asiakasrekisteriin tallennetaan nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Toissijaisesti osoite, laskutustiedot ja muut asiakassuhteen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot.
Yritysasiakkaista tallennetaan lisäksi y-tunnus, yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot.
Hoitolan paikan päällä täytettävään asiakaskorttiin asiakas täyttää: nimi, ikä, sähköposti, puhelinnumero, ammatti/työnkuvaus, hoitoon tulon syy ja tietoja terveydentilasta.
Majoitusrekisteriin rekisterinpitäjä kerää ensisijaisesti seuraavat tiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, kansalaisuus, varauksia koskevat tiedot, kanssamatkustajien henkilötiedot sekä toissijaisesti matkan tarkoitus, maksutapatiedot, laskutustiedot ja mahdolliset maksuviivetiedot.
5. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se ovat tarpeellista asiakassuhteen hoitamisen kannalta. Säilytysajoissa noudatetaan lakeja ja asetuksia, kuten matkustajalakia ja kirjanpitolakia.
Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä tietokoneen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Emme vastaa niistä tiedoista, joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot keräävät ja säilyttävät majoitus- ja hoitovarauksiin liittyen. Vastaamme vain Kirvesrannalle toimitetuista tiedosta.
Henkilötietoja sisältävät paperiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Sähköisiin järjestelmiin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja valtuutettu ylläpitohenkilö kirjautumalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@kirvesranta.fi.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen säännönmukaisesti muille tahoille, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa sekä tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä palveluissamme.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
Hoito- ja majoitusvaraukset:
- Timma Oy – www.timma.fi
- Nettimökki.com – www.nettimokki.com
- Airbnb – www.airbnb.fi
Laskutus:
- Zettle AB – www.zettle.com
- Procountor taloushallinto – www.finago.com
Markkinointi:
- Meta – about.facebook.com
- Google, LLC – www.google.com
- MailChimp – www.mailchimp.com
- HubSpot – www.hubspot.com
Koulutus:
- Intoloop Oy – www.campwire.com
- Access Consciousness – www.accessconsciousness.com
8. Verkkosivun evästeet
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä, jotta varmistamme sivustolla kävijälle parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle ja niiden avulla saatamme seurata, miten käyttäjät sivustolla toimivat. Saatamme hyödyntää evästeitä myös markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi sekä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Verkkosivuston käyttäjä voi kieltää tai sallia evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Huomioithan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Joiltain osin alihankkijat tai palvelimet, joilla tietoja käsitellään, saattavat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Muutoin emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.